Заказ поставщику

Документ Заказ поставщику предназначен для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, а также порядке и сроках оплаты. В качестве инструмента организации процесса закупок он позволяет контролировать выполнение не только товарных обязательства поставщика, но и собственных финансовых обязательств.

Использование заказов поставщикам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам.

Для более детального контроля процесса обработки заказов поставщикам предусмотрена возможность использования статусов документа Заказ поставщику. Использование статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Статусы документов:

■ На согласовании – ожидается согласование заказа.

■ Согласован – заказ согласован, но еще не установлены сроки его исполнения (дата поступления). Статус устанавливается вручную.

■ Подтвержден – устанавливается, когда поставщик подтвердил обработку заказа и установил сроки его исполнения (дату поступления). Статус может быть установлен вручную или автоматически по результату выполнения задачи бизнес-процесса согласования Подвести итоги согласования закупки.

■ Закрыт – работа по заказу завершена.

Заказ поставщику может быть оформлен:

■ из списка документов Заказы поставщикам, доступных по ссылке Закупки – Закупки - Заказы поставщикам или Закупки – Закупки – Список заказов поставщикам;

■ на основании соглашения об условиях закупки;

■ на основании заказа клиента;

■ на основании сделки с клиентом;

■ из карточки партнера, который является поставщиком или конкурентом (с типом взаимоотношений «Поставщик» или «Конкурент»).

Заказ может быть оформлен в рамках соглашения с поставщиком или без указания соглашения. Если с поставщиком заключено несколько соглашений об условиях закупки, то в заказе необходимо выбрать соглашение, из которого будут заполняться все условия закупки (организация, контрагент, склад, валюта, вид цены поставщика, признак «Цена включает НДС» и т. д.). Соглашением определяется организация в заказе, а не организацией определяется, какие соглашения показывать в списке выбора. Для выбора доступны все незакрытые соглашения.

Если с поставщиком оформлено одно соглашение, то оно будет автоматически заполняться в заказе при выборе поставщика.

Если в соглашении не заполнены организация, склад или документы оформляются без указания соглашения, то заполнение таких параметров, как склад и организация, производится в соответствии со статистикой их использования. Например, если пользователь оформил три документа закупки на один и тот же склад, то при оформлении следующего документа закупки этот склад будет заполнен по умолчанию в новом документе.

Если в соглашении используется ограничение по ценам (установлен флаг Запретить закупки по ценам выше указанных в соглашении), то будет контролироваться соответствие указанных в заказе значений цен тем значениям, которые указаны в качестве вида цен поставщика в соглашении. Также будут контролироваться значения максимально допустимых цен закупки, заданных в настройках допустимых диапазонов цен.

Контроль условий соглашения производится, только если у пользователя отсутствует право отклонения от условий закупок. Документ с отклонениями от условий закупок в таком случае проведен не будет. Для детального сравнения условий закупки в документе и в соглашении можно сформировать контекстный отчет Отклонения от условий закупки.

Заполнение соглашения в документе не является обязательным. Если соглашение в документе не заполнено, то все данные могут быть уточнены в заказе.

Заказ поставщику может быть оформлен на основании сделки. В сформированном заказе поставщику будет автоматически указана сделка, в рамках которой был оформлен заказ.

При поступлении товаров сделка будет заполнена в документе поставки. При ведении обособленного учета в рамках сделки можно будет проанализировать валовую прибыль по конкретной сделке с учетом затрат на поставку, которые были зарегистрированы по данной сделке.

Правила оплаты заполняются в заказе поставщику по гиперссылке К оплате:

■ если в документе выбрано соглашение и в нем указаны этапы оплаты, то информация об этих этапах оплаты автоматически заполняется в правилах оплаты заказа поставщику;

■ если соглашение в заказе не указано или этапы оплаты не заполнены в соглашении, то по умолчанию будет заполнен этап оплаты о 100 % платеже по варианту отсчета «от даты заказа» и с вариантом контроля «Оплата независимо от отгрузки». 

В заказе поставщику предусмотрено заполнение дополнительных параметров закупки:

■ Отгрузка одной датой (Дата отгрузки в табличной части документа) - отражает плановую дату отгрузки товаров со склада поставщика. Используется для расчета дат платежей для вариантов отсчета «до даты отгрузки», «от даты отгрузки» с учетом количества дней, указанных в соглашении для вариантов отсчета.

■ Длительность доставки - отражает плановое количество дней от даты отгрузки до даты поступления. Заполняется из соглашения с поставщиком и используется для расчета даты поступления в заказе.

Желаемая дата поступления – дата, к которой организация (покупатель) желает получить товар от поставщика вне зависимости от графика работы предприятия. Рассчитывается как Дата заказа + Срок покупки (по соглашению с поставщиком).

Дата поступления – ожидаемая дата поступления товаров на склад от поставщика.  Дата поступления = Отгрузка одной датой (Дата отгрузки) + Длительность доставки. Дата поступления доступна на форме заказа, если длительность доставки больше 0. Длительность учитывается в календарных днях.

При установке статуса «Подтвержден» и/или проведении заказа поставщику дата поступления заполняется датой, равной желаемой дате поступления. От даты поступления и длительности доставки рассчитывается дата отгрузки.

Дата отгрузки – это отгрузка товаров со склада поставщика. От этой даты рассчитываются даты платежей для вариантов отсчета «от даты отгрузки», «до даты отгрузки».

Если установлен флаг Отгрузка одной датой в заказе и длительность не 0, то при изменении даты отгрузки или длительности доставки пересчитывается дата поступления. При изменении даты поступления пересчитывается длительность доставки от даты отгрузки.

Если не установлен флаг Отгрузка одной датой, то при отгрузке несколькими датами в табличной части заказа поставщику доступны колонки «Дата отгрузки», «Дата поступления». Если длительность не 0, то при изменении даты отгрузки в строке заказа пересчитывается дата поступления. При изменении длительности доставки перечитываются даты поступления во всех строках заказа. При изменении даты поступления ничего не пересчитывается.

В правилах оплаты заказа заполняются этапы оплаты по каждой дате отгрузки.

Оформление заказа поставщику на основании заказа клиента

Такую возможность следует использовать в том случае, если предприятие работает по схеме Заказ под заказ. Для того чтобы менеджер по продажам мог воспользоваться этой возможностью, необходимо добавить ему права менеджера по закупкам. Менеджер по продажам должен быть дополнительно включен в группу доступа Менеджеры отдела закупок с установленным профилем Менеджер по закупкам.

Заказ поставщику может быть оформлен на основании заказа клиента, для которого установлен статус К выполнению. На основании заказа клиента может быть оформлен заказ одному поставщику или несколько заказов разным поставщикам.

При оформлении заказа одному поставщику на основании заказа клиента табличная часть документа заполняется всеми позициями заказа клиента. В создаваемый документ переносятся все неотмененные строки заказа.

Возможность оформления заказов нескольким поставщикам следует использовать, если поставки товаров, которые заказаны клиентом, уже регистрировались ранее. В этом случае для каждого товара, который необходимо заказать, будет показана дополнительная информация о поставщике, ранее поставлявшем данный товар.

При заполнении информации о поставщиках используется следующий алгоритм. Анализируется информация о трех последних поставках данного товара. Если в трех последних документах поставки два раза был указан один и тот же поставщик, то информация о нем заполняется. Если все поставки происходили от разных поставщиков, то информация о поставщике не заполняется и пользователь должен ввести ее вручную.

Для заполнения одного и того же поставщика для нескольких товаров используется команда Заполнить поставщика в выбранных строках. В поле Дата поступления можно указать ожидаемую дату поступления товаров на склад.

Информация о заказах поставщикам, оформленных на основании заказа клиента, будет показана в структуре подчиненности. После поступления товаров от поставщиков в соответствии с ранее оформленными заказами можно будет произвести их отгрузку по заказу клиента.

Если условия закупки в заказе отличаются от условий закупки по соглашению, то прежде чем заказ будет передан поставщику, может потребоваться согласование заказа с руководством компании.

Например, в заказе поставщику указана цена выше цены по соглашению, то проведение заказа в статусе Согласован/Подтвержден будет доступно только пользователям с полными правами или правом на отклонение от условий закупки (роль «Отклонение от условий закупок»). При отсутствии данных прав заказа поставщику потребуется провести в статусе На согласовании и отправить документ на согласование.

Возможность использования механизма согласования определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Согласование заказов поставщикам.

В этом же разделе по соответствующим гиперссылкам необходимо задать пользователей - исполнителей ролей:

■ «Согласующий логистические условия закупок» - согласование складов отгрузки и сроков поставки товаров.

■  «Согласующий финансовые условия закупок» - согласование графика и формы оплаты.

■  «Согласующий ценовые условия закупок» - согласование цен и скидок.

■  «Согласующий коммерческие условия закупок» - анализирует результаты других согласований и принимает окончательные решения.

В процессе согласования заказ не заблокирован для внесения изменений, поэтому важным моментом в процессе согласования является хранение всех версий документа. Для хранения версий объекта рекомендуется включить версионирование документов Заказ поставщику (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам) (команда Включить версионирование).

Запуск бизнес-процесса согласования заказа выполняется на основании заказа поставщику по команде Согласование заказа поставщику. Процесс согласования запускается на основании заказа поставщику в статусе На согласовании.

После запуска бизнес-процесса пользователи, ответственные за согласование каждого вида условий, будут видеть на своих рабочих столах Главное – Почта, задачи – Мои задачи перечень требующих согласования заказов.

Например, если в заказе поставщику указан склад, значение которого не совпадает со значением склада по соглашению, по результату запуска бизнес-процесса согласования для ответственного за согласование логистических условий закупок будет сформирована задача Согласовать логистические условия закупки.

Например, если в заказе поставщику указана цена выше цены по соглашению, то по результату запуска бизнес-процесса согласования для ответственного за согласование ценовых условий закупок будет сформирована задача Согласовать ценовые условия закупки.

Прежде чем выполнить задачу согласующий может проконтролировать отклонение параметров, указанных в заказе поставщику, от параметров, указанных в соглашении, с помощью отчета Отклонения от условий закупок, доступного из формы задачи по согласованию.

Анализ результатов всех согласований проводит ответственный за согласование коммерческих условий закупок, который принимает решение об окончательном согласовании заказа.

По результату согласования/несогласования финансовых, логистических и ценовых условий закупок ответственному за согласование коммерческих условий автоматически формируется задача Подвести итоги согласования закупки. В форме задачи можно проанализировать ход согласования – кто согласовал/не согласовал, какие виды условий согласованы/не согласованы, результаты согласования. Также ответственный за коммерческие условия может проконтролировать отклонение параметров, указанных в заказе поставщику, от параметров, указанных в соглашении, с помощью отчета Отклонения от условий закупок, доступного из формы задачи по согласованию.

По результату согласования задачи Подвести итоги согласования закупки (применения команды Согласовано на форме задачи) для документа заказ поставщику автоматически будет установлен статус Подтвержден и пользователю, запустившему бизнес-процесс согласования заказа поставщику, для ознакомления с результатами согласования будет автоматически сформирована задача Ознакомиться с результатами согласования закупки (Главное – Почта, задачи – Мои задачи).

После согласования в заказе поставщику дата согласования устанавливается автоматически фактической датой. Дата согласования будет заполнена датой, когда выполнена задача по согласованию Подвести итоги согласования закупки.

Когда заказ редактируется и проводится в согласованном статусе дата согласования перезаполняется текущей датой. Дату согласования имеет смысл редактировать до согласования в качестве плановой даты согласования.

Если ответственный за согласование коммерческих условий не согласовал задачу Подвести итоги согласования закупки (применил команду Не согласовано на форме задачи), то статус заказа не изменится, заказ будет в статусе На согласовании.

Менеджер по закупкам, который отправил заказ на согласование, должен проанализировать результаты согласования по заказу. Для такой возможности менеджеру  по результату отклонения согласования задачи Подвести итоги согласования закупки будет сформирована задача Ознакомиться с результатами согласования закупки (Главное – Почта, задачи – Мои задачи). После устранения полученных замечаний менеджер может отправить заказ на дополнительное согласование, запустив повторно бизнес-процесс согласования закупки. Повторный запуск бизнес-процесса согласования можно выполнить на основании заказа поставщику по команде Согласование заказа поставщику.

Все результаты процесса согласования/несогласования хранятся в списке Согласования закупки, который доступен по команде Согласование на панели навигации формы заказа поставщику.

Для просмотра результатов согласования заказа можно использовать отчет Результаты согласования (команда Отчеты на форме заказа поставщику). В отчете выводится список незавершенных процессов согласования заказа поставщику.

Для заказа поставщику автоматически рассчитывается текущее состояние:

■ Ожидается согласование. В заказе установлен статус На согласовании. Требуется согласование заказа.

■ Ожидается оплата до подтверждения. В заказе установлен статус Согласован/Подтвержден. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты заказа»/«От даты согласования»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до подтверждения». По заказу необходимо оформить перечисление аванса до момента (подтверждения) возможности выполнения заказа поставщиком.

■ Ожидается подтверждение. В заказе установлен статус Согласован. Заказ на обработке у поставщика и ожидается установка сроков его исполнения поставщиком (дат поступления). Расчеты ведутся «По заказам»/«Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты заказа»/«От даты согласования»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до подтверждения», по заказу перечислена предоплата до подтверждения. В этом состоянии будут находиться также заказы, которые должны быть оплачены после подтверждения возможности поставки товаров или после оформления поставки товаров поставщиком. То есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата до отгрузки»/«Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значения. После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа устанавливается статус Подтвержден.

■ Ожидается оплата до приобретения. В заказе установлен статус Подтвержден. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты заказа»/«От даты согласования»/«До даты отгрузки»  и контроль «Оплата до отгрузки». По заказу необходимо оформить перечисление оплаты до момента оформления поставки.

■ Готов к поступлению. В заказе установлен статус Подтвержден. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант контроля «Оплата до подтверждения»/«Оплата до отгрузки», по заказу перечислена предоплата до подтверждения/до отгрузки и/или задан вариант отсчета «От даты отгрузки» с контролем «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значения. По таким заказам можно начинать процесс оформления поставки товаров.

■ Ожидается поступление. В заказе установлен статус Подтвержден. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты заказа задан вариант контроля «Оплата до подтверждения»/«Оплата до отгрузки», по заказу оформлена оплата поставщику до момента поставки (до подтверждения/до отгрузки). При расчетах «По расчетным документам», «По договорам», «Аванс по договорам, долг по накладным» правила оплаты не имеют значения.  Состояние присваивается заказу, если:

○ оформлено приобретение товаров и услуг на неордерный склад на часть позиций;

○ оформлено приобретение товаров и услуг, но не оформлен приходный ордер на товары.

○ оформлено приобретение товаров и услуг на все позиции, оформлен приходный ордер на товары на часть позиций.

○ оформлен приходный ордер на товары на все позиции, оформлено приобретение товаров и услуг на часть позиций.

■ Ожидается оплата. В заказе установлен статус Подтвержден. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты заказа задан вариант отсчета «От даты отгрузки», контроль «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». По заказу оформлено приобретение товаров и услуг (неордерный склад) или приобретение товаров и услуг и приходный ордер на товары (ордерный склад). Необходимо перечислить оплату поставщику после поступления товаров.

■ Готов к закрытию – по заказам выполнены все обязательства как по оплате поставщику, так и по оформлению поставки. Для заказа можно установить статус Закрыт. Подробнее см. раздел «Закрытие заказа поставщику».

В списке заказов поставщикам (Закупки – Закупки – Заказы поставщикам) предусмотрена возможность отбора заказов в соответствии с их текущим состоянием. Например, можно отобрать список необходимых заказов по текущему состоянию «Все ожидающие оплаты», выделить список отобранных заказов и сформировать по этим заказам отчет Состояние выполнения (команда Отчеты – Состояние выполнения).

Отчет Состояние выполнения можно сформировать по одному или нескольким выделенным в списке заказам. В отчете показывается подробная информация о состоянии оплаты и отгрузки по заказу.

В списке заказов поставщикам (Закупки – Закупки – Заказы поставщикам) показывается срок выполнения, который заполняется значением даты, к которой необходимо исполнить по заказу обязательство перед поставщиком или поставщику перед организацией.

Например, сформирован заказ поставщику в статусе «На согласовании», дата согласования 20.04.2021, по заказу задан график оплаты «Кредит (после отгрузки)» с датой платежа 08.05.2021 и дата поступления товаров 28.04.2021.

В сроке выполнения такого заказ изначально будет установлена дата 20.04.2021, к которой требуется согласовать заказ.

После того как заказ будет согласован, для заказа будет показываться срок выполнения 28.04.2021,  к которому необходимо оформить поставку товаров.

В списке заказов поставщикам просроченные заказы поставщикам отображаются красным цветом. Используя фильтр по срокам выполнения (поле Срок выполнения в шапке списка заказов), можно отобрать те заказы, которые должны быть выполнены завтра, через неделю и т. д.

Заказы можно отсортировать по срокам выполнения, чтобы в начале списка отображались те заказы, которые надо отработать в первую очередь (например, согласовать заказ поставщику, провести оплату, оформить приобретение товаров и услуг).

Процент оплаты, поступления, долга в списке заказов

В списке заказов поставщикам (Закупки – Закупки – Заказы поставщикам) отображается процент выполнения заказа в части поступления (колонка % поступления), оплаты (колонка % оплаты) и задолженности (колонка % долга).

Информация о проценте отображается только в том случае, если расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным». При ведении расчетов «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам» в данных колонках ставится прочерк.

При детализации расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным» при расчете % оплаты  учитывается сумма всех оплат по заказу и накладным по этим заказам. Переносы авансов с заказов на накладные считаются оплатой по накладной. Сумма оплат по накладной распределяется пропорционально по заказам-основаниям.

В списке заказов в % оплаты попадает сумма из ведомости расчетов с поставщиками, колонка «Оплачено» + колонка «Зачтено».

Документ Корректировка приобретения учитывается как оплата и влияет на изменение % оплаты, % долга, «Наш долг» и «Долг поставщика» в списке заказов поставщикам.

При этом на % поступления корректировка приобретения не влияет. Если по заказу оформлено поступление на все требуемое по заказу количество, то такой заказ в части поставки считается полностью выполненным вне зависимости от того, что введена корректировка приобретения на уменьшение количества приобретенного товара. Заказы не учитывают корректировки и возвраты, корректировки и возвраты не формируют движений по регистру «Заказы поставщикам». Обусловлено это тем, чтобы исключить корректировку данных ранее уже выполненного заказа. Подразумевается, что корректировка приобретения финансовый документ, не влияющий на оперативную работу с заказами.

Если по тому же заказу взамен поступает новый товар, то на основании заказа можно оформить новое поступление и в этом поступлении для строки товара указать признак сверх заказа.

Поступление сверх заказа разрешено всегда, поскольку поставщик может прислать не то, что заказывали или то, что заказывали, но в другом количестве. Для управления процессом расхождений предусмотрены акты расхождений после поступления. Корректировка приобретения в данном контексте оформляется для исправления ошибок и в общем случае ее наличие не означает, что по заказу необходимо изменить состояние (например, допоставить товары). Также возврат товаров не означает, что по заказу необходимо изменить состояние по заказу. Для этого рекомендуется использовать стандартные возможности самого заказа или акта о расхождениях после поступления.

Пример 1. Порядок расчетов «По заказам».

Вводим заказ на сумму 60 000 руб. По заказу оформление поступление на сумму 60 000 руб.

На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».

В списке заказов поставщикам для заказа отображается 100 % поступления, 0 % оплаты, наш долг 60 000 руб., 100 % долга и долг поставщика 0 руб.

По заказу оформлен документ Корректировка приобретения на уменьшение стоимости на «- 30 000 руб.»:

■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 30 000 RUB, 50 %».

■ В списке заказов для заказа отображается 100 % поступления, 50 % оплаты, 50 % долга, наш долг 30 000 руб. и долг поставщика 0 руб.

По заказу оформлена оплата на сумму 30 000 руб., заказ считается выполненным полностью и может быть закрыт:

■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 60 000 RUB, 100%».

■ В списке заказов для заказа отображается 100 % поступления, 100 % оплаты, 0 % долга, долг поставщика 0 руб. и наш долг 0 руб.

Пример 2. Порядок расчетов «По заказам».

Вводим Заказ на сумму 60 000 руб.

По заказу оформлено поступление на сумму 60 000 руб.

По заказу оформлена оплата на сумму 60 000 руб.

На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 60 000 RUB, 100 %».

В списке заказов поставщикам для заказа отображается 100 % поступления, 100 % оплаты, наш долг 0 руб., долг поставщика 0 руб. и 0 % долга.

По заказу оформлен документ Корректировка приобретения на уменьшение стоимости на «- 30 000 руб.»:

■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 90 000 RUB, 150 %».

■ В списке заказов для заказа отображается 100 % поступления, 150 % оплаты, наш долг 0 руб., долг поставщика 30 000 руб. и 50 % долга.

Заказ, по которому выполнены все обязательства, можно закрыть. Заказ считается выполненным, если планируемая поставка оформлена, и вся сумма оплаты перечислена поставщику.

Если по каким-то товарам не была оформлена поставка, то для этих товаров в табличной части документа устанавливается признак Отменено.  Если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Причины отмены заказов клиентов, то для непоставленных строк заказа необходимо указать причину, по которой товар не был поставлен.

Если в заказе необходимо отменить только те строки, по которым не оформлен документ Приобретение товаров и услуг, то можно воспользоваться командой Заполнить – Отменить непоставленные строки.

Если в заказе необходимо отменить какие-то конкретные строки товаров, то необходимо выделить позиции товаров в табличной части документа и воспользоваться командой Заполнить – Отменить выделенные строки.

При отмене непоставленных строк в заказе учитывается факт поставки товаров на ордерном складе. Закрытие заказа возможно только после полного завершения приемки на ордерном складе.

Предусмотрен контроль состояния оплаты и состояния поставки по заказу поставщику: заказ не может быть закрыт, если по нему не выполнены обязательства по оплате и поставке. Такая возможность определяется функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам, при установке которых для заказа доступен дополнительный статус Закрыт:

■ Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам – установка запрета на закрытие заказов поставщикам, поступивших не полностью.

■ Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам - установка запрета на закрытие заказов поставщикам, оплаченных не полностью. Только для заказов с порядком расчетов «По заказам».

Порядок закрытия заказа зависит от того, контролируется ли поставка и/или оплата при закрытии заказа:

■ Если поставка и/или оплата при закрытии заказа не контролируются, то заказ закрывается автоматически при выполнении всех обязательств (полной оплаты, поставки и отмены всех непоставленных строк). Статус Закрыт в документе Заказ поставщику недоступен. Если не выполнены все обязательства по заказу, то скорректировать строки заказа и закрыть заказ можно с использованием помощника закрытия заказов (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ поставщику/Приобретение товаров и услуг).

■ Если поставка и/или оплата при закрытии заказа контролируются, то в документе Заказ поставщику доступен статус Закрыт. Заказы закрываются вручную путем установки статуса закрыт или с использованием помощника закрытия заказа (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ поставщику/Приобретение товаров и услуг).

Предусмотрена возможность закрытия заказов из списка заказов поставщикам (команда Установить статус – Закрыт). По результату применения команды будет открыт помощник закрытия заказов.

Для корректировки строк заказов и закрытия заказов предназначен Помощник закрытия заказа, который позволяет обрабатывать большое количество строк одновременно и выполнить следующие операции с заказами:

■ Скорректировать строки мерных товаров:

○ Будут отменены строки, остатки по заказу которых входят в рамки допустимых отклонений.

○ Будут увеличены строки, по которым приемка превысила заказ в рамках допустимых отклонений.

■ Отменить неотработанные строки по причине. Будут отменены все строки заказа, по которым не оформлено поступление и не осуществлялась приемка. Для строк, отмененных в пределах отклонения, будет автоматически проставляться предопределенная причина Отклонение при приемке мерных товаров, а по остальным строкам необходимо будет указать причину отмены вручную в помощнике закрытия заказа.

■ Скорректировать цены – цены по документу Заказ поставщику будут приведены в соответствие ценам по документу Приобретение товаров и услуг.

■ Установить статус «Закрыт»:

○ Доступно при включенных опциях по контролю поступления и/или оплаты при закрытии заказа.

○ Будут выполнены проверки на завершение расчетов и приемки товаров и установлен статус Закрыт.

○ Частично выполненный или частично оплаченный заказ не будет закрыт. Текущее состояние может измениться только после корректировки строк.

Поддерживается автоматическая корректировка строк распоряжений с отклонениями приемки мерных товаров регламентным заданием. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров. При установленной опции добавляется фоновое задание, которое корректирует строки заказов поставщикам с отклонениями по мерным товарам.

Если распоряжением на приемку товаров на склад является заказ поставщику и по этому заказу оформлена накладная, но не оформлен приходный ордер на товары, то для заказа в отчете по состоянию выполнения документа будет отображаться «В процессе поступления на склад» (требуется принять товар на склад). При такой настройке заказы связаны с ордерами. Заказ поставщику можно будет закрыть только при наличии приходного ордера на товары, такой заказ будет закрыт автоматически или готов к закрытию (если используется статус «Закрыт»). Если приходный ордер на товар не оформляется, например, фактически товар на склад не поступил, то для закрытия заказа потребуется оформить акт о расхождениях после поступления и по данным акта оформить корректировку приобретения.

Если распоряжением на приемку товаров на склад является накладная, по заказу поставщику оформлена накладная, но еще не оформлен приходный ордер на товары, то для заказа в отчете по  состоянию выполнения документа будет отображаться «Поступило». Такой заказ будет закрыт автоматически или готов к закрытию (если используется статус «Закрыт»), поскольку при настройке, когда распоряжением на приемку является накладная, ордера не связаны с заказом поставщику.